DIGITAL (Trans)FORM(ation)
Sekarang kan katanya jamannya New Normal. Sejak pandemik Covid-19 muncul banyak perubahan yang terjadi dalam cara kita berinteraksi, bekerja maupun bersosialisasi. 3M yaitu memakai masker, mencuci tangan dan menjaga jarak/menghindari kerumunan sudah menjadi hal yang biasa. Begitu juga dalam hal pekerjaan. Yang tadinya rapat bertemu langsung sekarang menjadi rapat virtual. Yang tadinya diskusi harus bertemu langsung sekarang sudah biasa berdiskusi di platform komunikasi dan bisa saling berbagi dokumen.
Lalu istilah Digital Transformation menjadi trendi dan beredar di mana mana. Orang mulai merasa proses kerja dengan cara bertemu dan saling bertukar dokumen fisik sudah tidak bisa mengakomodir keadaan sekarang. Kita merasa harus ada perubahan dalam cara mengirimkan informasi yang selama ini dilakukan dengan kertas. Apalagi dengan kondisi kerja yang sekarang sudah umum diterapkan yaitu WFH ( Work From Home). Proses bertukar dokumen secara fisik tentu menyulitkan jika lokasi rumah berjauhan.
Nahh, dengan semangat Digital Transformation, banyak yang merasa harus mulai beralih ke proses digital, tapi kayaknya banyak yang salah kaprah deh cara mengartikan Digital Transformation. Kalau kita bedah namanya, Digital Transformation, artinya ada proses transformasi dari manual ke digital yang terjadi, ada inovasi dan bahkan automasi yang dilakukan. Jadi bukan hanya proses substitusi benda nya saja yang menjadi digital tapi mengabaikan proses pekerjaannya.
Kayaknya banyak yang salah kaprah deh cara mengartikan Digital Transformation
Jadi misal, merubah proses pengisian form yang tadinya dicetak di kertas dan diisi lalu ditandatangan dengan pulpen dirubah menjadi file PDF yang diisi dan ditanda tangan dengan menempelkan image tanda tangan lalu dikirim lewat email dan dicek manual lalu ditanda tangan juga dengan cara menempel image tanda tangan (atau bahkan ada yang di harus di print dulu dan ditanda tangan). Great Scott! Itu baru 1% dari Digital Transformation mas bro. That’s not digital transformation, that will be digitalize the form only.
That’s not digital transformation, that will be digitalize the form only.
Membuat web form berisi data yang harus diisi dan mengupload banyak dokumen yang nantinya harus dicek manual di belakang itu bukan proses Digital Transformation sebenarnya. Ok ok, kita harus menghargai upaya perubahan yang dilakukan, tapi seringkali semangatnya hanya mentok di membuat form saja. Digital Transformation bukan hanya merubah kertas menjadi form digital, tapi seharusnya cara kerja nya pun ikut berubah.
Beberapa proses kerja sehari hari yang seharusnya bisa di transform seperti:
- Proses KYC yang tadinya dicek dengan cara melihat manual foto selfie dan KTP seharusnya bisa diproses dengan pengecekan data ke Dukcapil.
- Tanda tangan dokumen yang tadinya tanda tangan basah bisa beralih ke digital sign (beneran digital sign, bukan tanda tangan di scan)
- Absensi ceklok diganti menjadi absensi melalui aplikasi. Kalau ada istilah card not present, harusnya absensi juga ada istilah Person not present.
- Form cuti, sakit dan lainnya yang biasanya menggunakan kertas diganti dengan melalui aplikasi dan disetujui atau ditolak pun melalui aplikasi.
- Pembayaran yang harus konfirmasi manual bisa digantikan dengan proses pembayaran online. Bahkan pembayaran yang berulang bisa dilakukan otomatis.
- Dan banyak contoh lainnya.
Jadi kehadiran Digital Transformation itu harusnya sejalan dengan Innovation dan Automation. Tools nya sudah banyak, bisa berupa aplikasi biasa, aplikasi yang kompleks, aplikasi berbasis Machine Learning atau bahkan berbasis AI. Kehadiran teknologi sudah seharusnya membantu kita mengatasi proses proses yang biasa dilakukan oleh manusia. Technology should solve our problems, not make more problems. Tapi jangan juga kebablasan karena adanya teknologi lalu mencari cari solusi yang cocok dengan teknologi tersebut, jangan jadi Cocology. Seharusnya logikanya adalah ada masalah dulu baru dicari solusinya.
If you put your mind to it you can accomplish anything
Dr. Emmett Brown
Originally published at https://www.linkedin.com.
